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Gouvernance et Éthique

Code d’éthique

CODE DE DÉONTOLOGIE ET D'ÉTHIQUE

OBJECTIFS DE CE CODE

Ce Code de déontologie et d'éthique (le «Code») est destiné à documenter les principes de conduite et d'éthique à suivre par les employés, les cadres (y compris et sans se limiter aux directeur général, directeur financier et autres dirigeants de l'entreprise) et les administrateurs de Columbus Gold Corp. et de ses filiales (collectivement, la «Société»).

Le but du Code est de:
  • Promouvoir un comportement honnête et éthique, y compris la gestion éthique des conflits d'intérêts entre les relations personnelles et professionnelles réels ou apparents;

  • Promouvoir la prévention des conflits d'intérêts, y compris la divulgation à une personne compétente de toute transaction matérielle ou relation qui pourrait raisonnablement être susceptible de donner lieu à un tel conflit ;

  • Promouvoir la divulgation d'information complète, juste, exacte, opportune et compréhensible dans les rapports et documents que la Société dépose ou soumet aux organismes de réglementation des valeurs mobilières et dans toute autre communication publique faite par la Société;

  • Promouvoir la conformité avec toutes lois gouvernementales, règles et règlements applicables;

  • Promouvoir la communication interne et rapide de violations de ce Code à une personne compétente;

  • Promouvoir l'obligation et la responsabilité individuelle de respecter le présent Code;

  • Fournir des conseils aux employés, dirigeants et administrateurs pour les aider à reconnaître et à traiter les questions d'éthique ;

  • Fournir des mécanismes pour signaler un comportement contraire à l'éthique, et

  • Aider à promouvoir la culture d'honnêteté et de la responsabilité bien implantée au sein de la Société de
La Société s'attend à ce que tous ses employés, dirigeants et administrateurs se conforment et se conduisent en tout temps, en fonction des principes énoncés ci-dessus et des dispositions plus détaillées fournies ci-après. Toute violation de ce Code par un employé, un dirigeant ou un administrateur entraîneront des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à son congédiement immédiat ou l'expulsion immédiate du Conseil.

LIEU DE TRAVAIL

Un environnement non-discriminatoire

La Société (et ses filiales) favorise un environnement de travail dans lequel tous les individus sont traités avec respect et dignité. La Société est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et ne discrimine pas les employés, dirigeants, administrateurs ou employés potentiels, dirigeants potentiels ou administrateurs potentiels sur la base de la race, la couleur, la région, le sexe, l'origine, l'âge, l'orientation sexuelle, un handicap ou toute autre catégorie protégée par les lois canadiennes fédérales et provinciales et les règlements et, de plus, en conformité avec les lois et règlements applicables dans le pays où se trouvent ces employés, dirigeants ou administrateurs. La Société fera des accommodements raisonnables pour ses employés en conformité avec les lois et règlements applicables. La Société s'est engagée à des actions et des politiques visant à assurer des mesures d'emploi justes et équitables, y compris en matière d'embauche, de promotion, de formation, de rémunération, de résiliation et des mesures correctives et ne tolèrera pas de discrimination de la part de ses employés et agents.

Un milieu de travail exempt de harcèlement

La Société ne tolèrera en aucun cas le harcèlement d'un de ses employés, clients ou fournisseurs.

Harcèlement sexuel

Le harcèlement sexuel est illégal et il est formellement interdit à tous les employés, dirigeants et administrateurs d'exercer quelque forme que ce soit de harcèlement sexuel. Le harcèlement sexuel désigne un comportement sexuel importun, tant visuel que verbal ou physique, et peut inclure, mais n'est pas limité à, des avances sexuelles non désirées, des attouchements non voulus ou suggestifs, des propos, des blagues et des insinuations de nature sexuelle, des regards suggestifs et l'affichage de documents visuels sexuellement explicites.

L'abus de substances

La Société s'engage à maintenir un environnement de travail sûr et sain, sans abus de substances (drogue et / ou alcool). Les employés, dirigeants et administrateurs sont tenus de s'acquitter de leurs responsabilités d'une manière professionnelle et, dans la mesure où le rendement au travail ou le jugement peut être affecté, ne pas être sous les effets de la drogue et / ou d'alcool.

Violence sur le lieu de travail

Le lieu de travail doit être exempt de tout comportement violent. Les menaces, l'intimidation, ou les comportements agressifs, ainsi que la soumission au ridicule ou tout autre comportement similaire à l'égard d'autres employés ou d'autres individus dans le lieu de travail ne sera pas toléré.

Emploi des membres de la famille

Employer plus d'un membre de la famille au sein de la Société est autorisé, mais la supervision directe d'un membre de la famille par un autre n'est pas permise, sauf autorisation par le Président du Comité de vérification de la Société. À l'exception des étudiants d'été et ceux en stage, la supervision indirecte d'un membre de la famille par un autre est également découragée et nécessite l'approbation préalable du Président du Comité de vérification de la Société. Si autorisée, toute action personnelle qui affecte l'employé doit également être examinée et approuvée par le membre de l'exécutif précité.

ENVIRONNEMENT, SANTÉ ET SÉCURITÉ

Environnement

La Société s'est engagée à une gestion environnementale saine et rigoureuse. La Société a la ferme intention de se conduire, au sens large, comme une entreprise citoyenne responsable et solidaire, partenaire de l'environnement et de la collectivité. La Société s'engage à gérer toutes les phases de son activité d'une manière qui minimise les impacts négatifs de ses activités sur l'environnement.

Santé et sécurité

La Société s'est engagée à fournir un milieu de travail sain et sécuritaire en conformité avec les lois, règles et règlements en vigueur. Les employés doivent être conscients des problèmes de sécurité et des politiques qui influent sur leur travail, d'autres employés et la collectivité en général. Les dirigeants ont l'obligation, dès qu'ils prennent connaissance de toute circonstance ayant des effets sur la santé et la sécurité du milieu de travail ou de la communauté, d'agir immédiatement pour remédier à la situation. Les employés doivent immédiatement informer leurs responsables de tout accident de travail ou toute autre circonstance présentant une situation dangereuse pour eux, d'autres collègues ou la communauté en général, afin que des mesures correctives puissent être prises dans des délais opportuns.

RELATIONS AVEC DES TIERS

Conflit d'intérêt

Les employés, cadres et administrateurs sont tenus d'agir avec honnêteté et intégrité et d'éviter toute relation ou activité qui pourrait créer ou sembler créer un conflit entre leurs intérêts personnels et les intérêts de la Société. Les employés doivent divulguer sans délai par écrit les éventuels conflits d'intérêt à leur directeur, ou dans le cas où ce supérieur serait impliqué dans le conflit d'intérêt, au Président du Comité de vérification de la Société. Les cadres et administrateurs doivent divulguer par écrit, les conflits perçus au Président du Comité de vérification.

Des conflits d'intérêts peuvent surgir lorsque la position ou les responsabilités d'un individu en lien avec la Société présentent la possibilité d'un gain personnel outre les rémunérations et autres avantages en raison de son lien d'emploi, ou de son poste de cadre ou d'administrateur, au détriment de la Société. Ces conflits se posent aussi lorsque les intérêts personnels des employés, dirigeants ou administrateurs sont incompatibles avec ceux de la Société et créent des conflits d'allégeance. Ces conflits d'allégeance peuvent conduire un administrateur, cadre ou employé à privilégier ses intérêts personnels tandis que leurs responsabilités professionnelles devraient prédominer. Les administrateurs, cadres et employés doivent assumer les responsabilités associées à leurs positions en fonction du meilleur intérêt pour la Société, sans tenir compte de considérations et relations personnelles.

Les administrateurs, cadres et employés ne doivent pas acquérir des propriétés, des garanties ou des intérêts d'affaire dont ils savent que la Société est intéressée à acquérir. En outre, basé sur ces informations connues, les administrateurs, cadres et employés ne doivent pas acquérir des propriétés, des garanties ou des intérêts d'affaire à des fins spéculatives ou d'investissement.


Politique de cadeaux et divertissements

Les employés, cadres et administrateurs ainsi que leur parenté ne doivent pas utiliser leur position dans la Société pour solliciter de l'argent, des cadeaux ou des services gratuits de la part des clients, fournisseurs ou contractants, au profit de leurs parents ou amis. Les cadeaux et sorties offerts ne devraient pas être acceptés si ils peuvent être raisonnablement considérés comme excessifs pour l'employé, le cadre ou l'administrateur qui les reçoit, ou encore influencer indûment les relations d'affaires de la Société avec un client, un fournisseur ou un entrepreneur ou créer une obligation envers celui-ci.

Voici les lignes directrices concernant les cadeaux et divertissements:
  • Les cadeaux et divertissements symboliques, tels que stylos, calendriers, casquettes, chemises et les tasses sont acceptables.

  • Les invitations à participer à des réunions, à des colloques, à des conférences ou à des séminaires d'affaires ou de formation sur un produit sont acceptables si la valeur de ces invitations est raisonnable.

  • Les invitations à des événements sociaux, culturels ou sportifs sont acceptables si le coût des billets est raisonnable et que la présence de l'employé, du cadre ou de l'administrateur de la Société favorise le maintien de relations d'affaires courantes comme le réseautage (ex. : repas, soirées et billets).

  • Les invitations à une partie de golf ou de pêche, à un événement sportif ou à un voyage du même genre qui, dans l'industrie, sont courantes selon le poste occupé à la Société et qui favorisent les relations de travail harmonieuses avec l'entrepreneur et le fournisseur en question sont acceptables. Néanmoins, les invitations lancées aux membres du personnel doivent d'abord recevoir l'aval de leur directeur.
Pratiques concurrentielles

La Société croit fermement qu'une une concurrence équitable est fondamentale au bon fonctionnement du système de libre entreprise. La Société se conforme et adhère à toutes lois interdisant les restrictions commerciales, les pratiques déloyales, ou les abus de pouvoir économique.

La Société ne s'engagera dans aucun arrangement pouvant restreindre illégalement sa capacité à rivaliser avec d'autres entreprises, ou la capacité de toute autre organisation à faire librement concurrence à la Société. La politique de la Société interdit également les employés, cadres et administrateurs de conclure ou de discuter une entente ou un accord illégal qui peut aboutir à des pratiques commerciales déloyales ou un comportement anticoncurrentiel illicite


Relations avec fournisseurs et les entrepreneurs

La Société effectue une sélection non discriminatoire de ses fournisseurs et de ses entrepreneurs. La Société les choisit en fonction de la qualité, du prix, du service, des conditions de livraison et de fourniture des biens et des services. Les décisions prises par les employés en matière d'achats de biens et de services ne doivent jamais être fondées sur leurs intérêts personnels ou ceux de parents et d'amis.

Les membres du personnel doivent aviser leur directeur de toutes relations d'affaires qui donnent l'apparence de conflit d'intérêt. Les cadres et les administrateurs doivent en informer le Comité de vérification.


Relations publiques

Les questions de relations publiques et les rapports avec les médias incombent au directeur général et Président du Conseil de la Société. La Société ne permet pas à ses employés de répondre aux questions ou aux demandes des médias écrits et électroniques -- journaux, revues spécialisées, radio, télévision -- et de toutes sources externes qui demandent de l'information sur la Société et ses activités, à moins d'en avoir reçu l'autorisation par la Société. Les employés qui sont approchés par les médias pour obtenir des renseignements sur un sujet quelconque doivent immédiatement diriger l'appel à l'une des personnes susmentionnées.

Le personnel doit prendre garde de ne pas divulguer de renseignements confidentiels, personnels ou organisationnels dans le cadre de discussions publiques ou informelles avec, entre autres, les médias.


Relations gouvernementales

Les employés, dirigeants et administrateurs peuvent participer au processus politique en tant que citoyens privés. Il est important de séparer l'activité politique personnelle et les activités politiques de la Société, si tel est le cas, afin de se conformer aux règles et règlements applicables en matière de lobbying ou qui tentent d'influencer les fonctionnaires gouvernementaux. Les activités politiques de la Société, si elle y participe, doivent être soumise à la direction générale du Conseil. La Société ne remboursera pas les employés des sommes ou du temps personnel contribués à des campagnes politiques. De plus, les employés ne peuvent consacrer du temps pour le compte de la campagne d'un candidat pendant ses heures de travail pour la Société ou à tout moment utiliser les installations de la Société à cet effet sans en avoir préalablement sollicité l'approbation par le Président du Comité de vérification.

Aucun employé ou dirigeant peut offrir des paiements illicites au nom de la Société.

Les fonds de la Société ne doivent pas être utilisés pour effectuer un paiement ou fournir quelque chose de valeur, directement ou indirectement (par le biais des agents ou autrement), en argent, des biens, des services ou toute autre forme à un représentant du gouvernement, un parti politique ou un candidat à un poste politique en contrepartie au bénéficiaire pour qu'il accepte de :
  1. Exercer une influence pour aider la Société à obtenir ou conserver un marché ou obtenir un avantage ; ou

  2. Commettre un acte en violation d'une obligation légale ou autrement influencer un acte officiel.
Si vous êtes dans le doute quant à la légitimité d'un paiement que vous avez été demandé de faire, veuillez en informer le Président du Comité de vérification.

D'autre part, la Société, ses employés, cadres et administrateurs ont l'interdiction formelle de tenter d'influencer le témoignage de toute personne, de quelque manière que ce soit dans les cours de justice, les tribunaux administratifs ou d'autres organismes gouvernementaux.

Conseil d'administration

Le personnel de la Société ne peut siéger au conseil d'administration ou au conseil exécutif d'une autre entreprise ou d'une autre organisation publique ou privée, sans l'autorisation écrite du Directeur général de la Société. Les postes au conseil d'administration ou au conseil exécutif de telles entreprises ou organisations ne seront pas autorisés à moins qu'ils ne servent les intérêts de la Société. Le Directeur général peut autoriser un employé à siéger au conseil d'administration d'une entreprise si le poste d'administrateur s'avère nécessaire à la bonne conduite des affaires de la Société ou à siéger au conseil d'administration d'une organisation philanthropique ou autre, si le poste d'administrateur peut avoir un effet positif sur l'image de la Société dans la communauté.

CONFORMTÉ À LA LOI

Conformité aux lois, aux règlements et aux règles

Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs sont tenus en tout temps de se conformer de bonne foi aux lois, aux règlements et aux règles en vigueur.

Les employés, dirigeants et administrateurs sont tenus de se conformer aux procédures de la Société et à toutes autres politiques et procédures applicables adoptées par la Société, en matière des opérations d'initiés.

Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs doivent apporter leur entière collaboration aux personnes qui ont la responsabilité de rédiger des rapports destinés aux organismes de réglementation des valeurs mobilières ou de préparer des documents accessibles au public investisseur et ce, afin que ces personnes soient mises au fait, en temps opportun, des renseignements devant être divulgués. Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs doivent également collaborer entièrement avec les vérificateurs indépendants dans la rédaction de rapports de vérification et dans la préparation de documents financiers.

Les cadres supérieurs de la Société sont tenus de respecter les procédures de celle-ci en matière de rapidité de divulgation de renseignements importants. Ils doivent fournir des renseignements complets, justes, précis, compréhensibles et opportuns, qui seront incorporés dans les rapports et les documents soumis auprès des autorités de réglementation des valeurs mobilières. Il en est de même pour les documents accessibles au public investisseur.

INFORMATION ET REGISTRES

Informations confidentielle et propriétaire et secrets commerciaux

Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs sont susceptibles d'avoir accès à des informations jugées confidentielles par la Société ou de prendre part à la conception ou au développement de nouvelles procédures en lien avec les activités de la Société. Ces informations et procédures sont la propriété exclusive de la Société, qu'elles fassent ou non l'objet d'un brevet ou de droits d'auteur. Ces personnes sont tenues de ne pas divulguer le moindre renseignement confidentiel à des personnes qui ne sont pas à l'emploi de La Société, incluant des membres de leur parenté et ne peuvent partager ces informations avec d'autres employés qui ne sont pas tenus de les connaître.

Les employés, les cadres et les administrateurs de la Société sont responsables de protéger les documents et les informations de la Société auxquels ils ont directement ou indirectement accès en raison de leur lien avec la Société à titre d'employé, de cadre ou d'administrateur.

Rapports et documents financiers

La Société se conforme à des normes de précision et d'exhaustivité élevées dans la préparation de ses documents financiers. Ces derniers constituent la base des activités de la Société et s'avèrent essentiels au respect de ses obligations à l'endroit de son personnel, clientèle, investisseurs et autres. Il en est de même pour le respect des règlements, des impôts, des rapports financiers et des prescriptions juridiques autres. Le personnel, les cadres et les administrateurs de la Société qui inscrivent des données dans les livres comptables ou qui émettent des rapports financiers ou des rapports destinés aux autorités de réglementation ont le devoir et la responsabilité de présenter fidèlement tous les renseignements avec vérité, précision et rapidité. Aucun membre du personnel, des cadres et des administrateurs ne sera autorisé à exercer la moindre influence sur les vérificateurs indépendants de la Société, ou à user de coercition à leur encontre, à les induire en erreur ou à les manipuler ou à tenter de les manipuler.

Conservation des dossiers

La Société observe une méthode de gestion de ses dossiers qui est conforme à la législation et à la réglementation en matière de conservation des documents. Le terme « dossiers d'entreprise » couvre un grand éventail de dossiers, de rapports, de plans d'affaires, de reçus, de politiques et de communications, en version papier, électronique, enregistrements, microfiches ou microfilms, tant sur le lieu de travail qu'à domicile. La Société interdit toute destruction non autorisée ou toute altération de dossiers, qu'ils soient en version papier ou en version électronique, lorsque la Société est tenue, par la loi ou par les règlements gouvernementaux en vigueur, de conserver ces documents ou lorsque la Société sait que le gouvernement pourrait faire une enquête ou intenter une poursuite relativement à ces documents ou lorsqu'une enquête ou une poursuite du gouvernement relativement à ces dossiers est en suspens.

ACTIFS DE LA SOCIÉTÉ

Utilisation des biens de la Société

Il est interdit d'utiliser les biens de la Société pour son bénéfice personnel ou à des fins personnelles non autorisées et illégales ou contraires à l'éthique. Il est interdit d'utiliser des renseignements sur la Société et sur ses actifs (technologie, propriété intellectuelle, bâtiments, terrains, équipements et blocs de programmes informatiques) à des fins autres que professionnelles sauf si la politique de la Société le permet ou que votre directeur l'ait approuvé.e manager.

Destruction et vol de biens

La Société interdit à ses employés, à ses cadres et à ses administrateurs d'endommager intentionnellement les biens et les actifs de la Société ou de les détruire et de les voler.

Propriété intellectuelle et autre

Les employés, cadres et administrateurs ne peuvent pas reproduire, distribuer ou modifier les documents protégés par le droit d'auteur sans l'autorisation préalable du propriétaire des droits ou de ses mandataires. Les logiciels utilisés dans le cadre des activités de la Société doivent être correctement enregistrés et utilisés conformément à leur licence d'utilisation.

Technologie de l'information

Les systèmes de technologie de l'information de la Société, y compris les ordinateurs, les courriels et accès à l'Intranet et Internet, les téléphones et la messagerie vocale, sont la propriété de la Société et doivent servir principalement à des fins professionnelles. L'utilisation à des fins personnelles de ces équipements doit être occasionnelle et conforme à la politique de la Société en la matière.

Les membres du personnel de la Société, ses cadres et ses administrateurs ne sont pas autorisés à utiliser les systèmes de technologie de l'information de la Société pour les motifs suivants :

  • Permettre à d'autres personnes d'accéder aux systèmes de technologie de l'information de la Société en leur fournissant un mot de passe ou un code de sécurité;

  • Envoyer des messages harcelants, menaçants ou obscènes;

  • Transmettre des lettres faisant partie d'une chaîne;

  • Accéder à Internet pour un usage inapproprié;

  • Envoyer des documents protégés par un droit d'auteur sans autorisation de reproduction;

  • Faire de la sollicitation auprès de personnes ou de groupes sans l'autorisation d'un cadre supérieur;

  • Diriger des activités commerciales personnelles.
La Société peut contrôler l'utilisation de ses systèmes de technologie de l'information.

UTILISATION DU PRÉSENT CODE D'ÉTHIQUE ET DÉNONCIATION DE NON-RESPECT

Ce code fait partie des conditions d'emploi ou d'engagement pour tous les employés, cadres et administrateurs de la Société. Il incombe à chacun d'eux de comprendre et de respecter le présent Code.

Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs qui sont témoins ou qui ont connaissance d'une violation dans les faits ou d'une violation potentielle du présent Code d'éthique, des lois ou des règlements en vigueur, par des employés de la Société ou par des associés autres, ont la responsabilité de rapporter les circonstances conformément à ce qui est mentionné aux présentes et de collaborer à l'avancement de toutes enquêtes que pourrait mener la Société. Le présent Code vise à fournir un climat de communication ouvert en ce qui concerne les questions de conformité et à assurer que le personnel qui agit de bonne foi ait les moyens de rapporter toutes violations potentielles et violations dans les faits.

Pour obtenir de l'aide en ce qui a trait aux questions de conformité et pour rapporter des infractions potentielles ou des infractions dans les faits, les membres du personnel doivent communiquer avec leur directeur, qui, à son tour, en fera part au Président du Comité de vérification. Si le directeur est incapable de résoudre la question ou si le personnel n'est pas à l'aise de discuter de la question avec son directeur, il devrait solliciter l'aide du Président du Comité de vérification. Le personnel peut également soumettre, par écrit et en toute confidentialité, un rapport de violation au Code auprès du président du Comité de vérification. Le rapport doit être remis dans une enveloppe sur laquelle on peut lire la mention suivante : « Ne doit être ouvert que par le Comité de vérification -- Question ayant trait au Code d'éthique ». Le personnel peut soumettre cette enveloppe confidentielle directement ou par le biais du Directeur financier, qui se chargera de la transmettre au Président du Comité de vérification.

Les cadres et les administrateurs qui ont connaissance d'un cas de violation du présent Code doivent aviser immédiatement le Président du Comité de vérification, au vu de tous ou en toute confidentialité, conformément à ce qui est énoncé précédemment.

Lorsqu'une plainte est reçue par le Comité de vérification, il devra mener une enquête sur le fait dénoncé et prendre des mesures disciplinaires pouvant mener jusqu'au congédiement.

Aucunes représailles ne sont exercées à l'endroit du personnel, des cadres ou des administrateurs qui ont rapporté, de bonne foi, des questions de non-respect ou de violation.

Le Comité de vérification conserve, sous le sceau de la confidentialité, toutes plaintes reçues pendant une durée de sept ans.  
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